Şirketler, özellikle de bünyesinde perakende mağaza zincirlerini bulunduran holdingler için, çalışanların mesai sistemlerini kontrol etmek insan kaynakları biriminin çok fazla vakit ayırdığı bir konuydu. Son dönemde devreye giren teknolojik mesai takip sistemleri ise, bu soruna çözüm sağladı. Çalışanlar, elektronik kartlarını turnike geçiş sistemlerine okutarak iş yerlerine giriş yaparken mesai zamanları da kayıt altına alınmaya başladı. Fakat Covid-19 tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de mesai kavramını kökünden değiştirdi.
Evde kal dönemi nedeniyle, pek çok iş kolundaki çalışanların mesai saatlerinde değişiklik meydana geldi. Bu farklılaşan mesaiden en çok etkilenen çalışma grupları arasında zincir perakende mağazalar büyük oranda da marketler var. Mesai kavramının ve saatlerinin değişmesi, iş yerinde / mağazada bulunan çalışan sayısının mümkün olduğunca azaltılması mecburiyeti, bilindik mesai tespit sistemlerini etkisiz kıldı. Bu önemli soruna çözüm ise yine ileri teknolojiden geldi.
PDKS’nin SAP ve ERP’ye Entegre İmkanı
Bugün Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS) sayesinde, perakende zincir mağazalarında çalışanların sürekli değişen mesai saatlerini kontrol etmek mümkün.
Peki, nedir Personel Devam Kontrol Sistemi? Personelin iş yerine / mağazaya giriş çıkışını hatasız biçimde takip etmeyi amaç edinen PDKS, yazılım, personel takibi, yetkilendirme, vardiya ve puantaj yönetimi, bordrolama ve izin yönetimi işlemlerinin tek merkezden yapılabilmesine olanak sağlıyor. Perakende sektöründe mağaza ya da ofis çalışanlarının giriş çıkışlarının güvenlik ve verimlilik amacıyla kontrol edilmesi, PDKS ile mümkün oluyor. Verimliliği artırmak için çalışanların giriş çıkış ve mesai saati takibini yapmaya ihtiyaç duyan yöneticiler, PDKS çözümleriyle etkili bir sisteme kavuşuyor.
Yeni nesil PDKS yazılımları sayesinde pek çok farklı veri bir arada raporlanabiliyor ve sistem tek merkezden yönetilebilen bir yönetim platformu özelliğini taşıyor. Sensormatic tarafından geliştirilen Passlogic Yazılımı, sunduğu anlamlı raporlarla mağaza yöneticilerinin personel takibine ilişkin ihtiyaçlarını her alanda karşılıyor. Biyometrik, mobil geçiş veya kartlı geçiş kontrol sistemlerinden elde ettiği verilerle bordrolama işlemleri için raporlar üretiyor. Personel takibi, yetkilendirme, vardiya ve puantaj yönetimi, bordrolama ve izin yönetimi işlemlerinin tek merkezden yapılabilmesine olanak sağlıyor. Şirketlerin kullandığı Axapta, SAP gibi ERP sistemlere de kolaylıkla entegre edilebiliyor.
Parmak İzi Kontrolü
Yeni nesil Personel Devam Kontrol Sistemleri, her insana özgü olan ve taklit edilemeyen parmak izi okuyucu sistemini kullanıyorlar. Sistemde personel mağazaya giriş çıkış sırasında parmak izini okutuyor. Eğer PDKS sistemini kullanan şirket, yakındaki bir mağazasında personele ihtiyaç duyarsa, sistem sayesinde ilgili personelin kolayca görevlendirilmesi yapılabiliyor. İhtiyacı karşılamak üzere SAP sistemiyle entegre yapı kuruluyor.
Bu tip sistemler, günlük değişiklikleri otomatik olarak algılıyor ve diğer lokasyonlara dağıtıyor. Örneğin; personelin parmak izi hangi mağazadan alınırsa alınsın farklı ilçelerde ya da illerde yer alan diğer mağazalarda da geçiş kontrol sisteminin algılayabileceği şekilde tanımlanıyor. SAP entegrasyonu ile otomatik veri iletimi yaparken çalışanların mağaza değişikliklerinde de veri akışının doğru ve sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini sağlıyor. Yeni başlayan bir personelin parmak izi kayıt işlemleri ise mağaza müdürleri tarafından tablet ile kolayca gerçekleştirilebiliyor.
Çalışanı Puan İle Ödüllendirme
PDKS sistemiyle beraber yıllık izin kullanımları takip edilip raporlanabiliyor, personel eğitim bilgileri tutulabiliyor. Tanımlanan vardiya süreleri aşıldığında ilgili raporlarda renklendirme yapılabiliyor. Vardiya aşımı olduğunda giriş işlemine izin verilmeyebiliyor. Her personele her ay puantaj e-postası gönderiliyor. Ayrıca çalışanlara doğum günlerinde kutlama amaçlı olarak otomatik doğum günü kutlama e-postası gönderimi de yapılabiliyor.
Müşteriler de Memnun Oluyor
Zincir marketlerin Covid-19 günlerinde artan müşteri sirkülasyonu beraberinde personel artışını da getirdi. Son yapılan araştırmalara göre, Türkiye’de en çok istihdam sağlayan şirketler arasında market zincirleri bulunuyor. Öte yandan çalışan bakımından da zincir marketlerde yoğun bir işe alım ve işten ayrılma da söz konusu. Bu noktada zincir marketlerin, personel mesailerini doğru şekilde ayarlayabilmesi için de Personel Devam Kontrol Sistemleri’ni kullanması daha doğru bir seçenek olarak ön plana çıkıyor. Bu sistemin son kullanıcı açısından en önemli artısı ise müşteri memnuniyetini artırması. Yakın mağazalarda ihtiyaç duyulan personelin PDKS sayesinde hızlı bir şekilde o alana yönlendirilmesi, tüketicilerin kasalarda daha az personel çalıştığı için bekleme süresinin uzayarak, memnuniyetlerinin azalması sorununun önüne geçiyor. Aynı zamanda bu sistem sayesinde perakende zincirleri de çalışanlarının gerçek performansını değerlendirip, hangi çalışanın hangi pozisyonda daha verimli şekilde çalışabileceğini belirlemesini sağlıyor. Çalışanların performansa dayalı ödüllendirilmesi ve terfii de doğru şekilde gerçekleştirilebiliyor.
Teknolojinin son imkanlarından yararlanarak, insan kaynakları yönetimi ayrı bir disiplin isteyen içinde olduğumuz pandemi döneminde mesaiyi doğru oluşturmak, personel performansını değerlendirmek ve yakalanan başarı ile yeni yatırımlara sağlıklı bir şekilde imza atmak mümkün oluyor.
